So wird die nächste Veranstaltung ein Erfolg
Veranstaltungen stellen eine hervorragende Möglichkeit dar, Ihr Unternehmen in einem positiven Licht zu präsentieren – und ganz nebenbei Kontakte zu knüpfen, langjährigen Mitarbeitern oder Partnern zu danken oder die Öffentlichkeit zu erreichen.
Ob ein Tag der offenen Tür, eine Ferien-Aktionen mit Kindern, das Sommerfest mit Kunden und Geschäftspartnern oder die Eröffnung einer neuen Filiale – Anlässe gibt es viele. Damit alles klappt und die Veranstaltung Ihren Gästen in guter Erinnerung bleibt, ist eine sorgfältige Planung die Grundvoraussetzung. Dieser Beitrag verrät, worauf Sie achten müssen.
Auch wenn Sie die eigene Geburtstagsfeier schon etliche Male ausgerichtet haben: Eine Veranstaltung für (potentielle) Kunden, wichtige Partner oder sogar die lokale Presse ist damit nicht vergleichbar. Hier ist es besonders wichtig, einen positiven und professionellen Eindruck zu hinterlassen. Nebenbei und auf die Schnelle ist das nicht zu leisten. Der Erfolg einer Veranstaltung steht und fällt mit der detaillierten und sorgfältigen Planung. Und dabei ist eine Menge zu beachten.
Grundlagen
Bevor Sie mit der konkreten Planung beginnen gilt es, den genauen Rahmen abzustecken. Klären Sie zunächst, was das Ziel der Veranstaltung sein und wer diese besuchen soll. Auch der finanzielle Rahmen ist Ausschlag gebend für alle weiteren Schritte. Es macht einen großen Unterschied, ob Sie (potenziellen) Kunden und Anwohnern Ihre Arbeitsweise zeigen und sie von der Qualität Ihrer Produkte überzeugen wollen oder ob Sie mit einer Ausstellungseröffnung in Ihrer Filiale Ihr Image pflegen und die Aufmerksamkeit der Presse erringen möchten. Der Veranstaltungsrahmen ist jeweils ein völlig anderer ebenso wie die einzuladenden Gäste und deren Erwartungen.
Ãœberlegen Sie anhand dieser Informationen, was Sie den Gästen bieten möchten und legen Sie den Zeitpunkt der Veranstaltung fest. Prüfen Sie vor der Terminwahl sorgfältig, ob an diesem Tag nicht bereits andere wichtige Ereignisse stattfinden – denn der Auftakt des örtlichen Schützenfestes, die Premiere eines Theaterstückes oder das Sommerfest der Konkurrenz könnten viele Absagen zur Folge haben. Zuletzt bleiben noch die Fragen nach dem geeigneten Veranstaltungsort sowie möglichen rechtlichen Vorgaben (Genehmigungen, GEMA, etc.). Fragen Sie im Zweifelsfall beim Straßenverkehrs- oder Ordnungsamt nach
So wichtig die Planung auch ist: Bleiben Sie flexibel. Denn im Laufe der Umsetzung können sich die Rahmenbedingungen noch erheblich verändern: Ein fest eingeplanter Mitarbeiter wird krank, das Wetter macht Ihnen einen Strich durch die Rechnung oder die Anzahl der Anmeldungen bleibt weit hinter Ihren Erwartungen zurück. Seien Sie auf solche Eventualitäten eingestellt und haben Sie möglichst schon den “Plan B” in der Schublade.
Aufgaben verbindlich verteilen
Zu Beginn werden vielleicht viele Mitarbeiter oder Freunde ganz begeistert sein und ihre Hilfe anbieten – dass allein reicht jedoch nicht aus. Stellen Sie frühzeitig ein festes Team zusammen, geben Sie jedem konkrete Aufgaben und vereinbaren Sie regelmäßige gemeinsame Termine zur Abstimmung. Stellen Sie Ihren Mitarbeitern dazu Zeit zur Verfügung – denn sonst scheitert oft auch das größte Engagement.
Vieles werden Sie gar nicht intern leisten können. Das Buffet übernimmt vielleicht lieber ein Catering-Unternehmen, für die Musik sorgt ein DJ und bei vielen Gästen kann auch Personal zum Bedienen nicht schaden. Je größer die Veranstaltung, desto eher sollten Sie auch bei der Planung auf professionelle Unterstützung zurück greifen – denn das schont die Nerven und vermeidet Pannen. Event-Planer, aber auch PR-Agenturen, bieten Ihnen gerne Hilfe an. So hält prdienst.de beispielsweise ein spezialisiertes Event-Team bereit.
Überlegen Sie also genau, welche Arbeiten Sie nicht selbst erledigen wollen oder können und setzen Sie sich frühzeitig mit entsprechenden Dienstleistern in Verbindung.
Zeitplanung
Beginnen Sie möglichst früh mit den Planungen und versuchen Sie so genau wie möglich einzuschätzen, wie viel Zeit für welche Aufgaben benötigt wird. Alleine die Einladungen müssen zunächst entworfen, dann gedruckt und schließlich an alle Gäste verschickt werden. Und zwar möglichst sechs Wochen vor dem Termin – damit nicht ein Großteil der Gäste bereits andere Pläne hat.
Das Budget
Das kennen Sie wahrscheinlich bereits von größeren privaten Veranstaltungen wie Hochzeiten oder runden Geburtstagen: Meist sind die Kosten am Ende doch höher, als man erwartet hatte. Das hat in der Regel zwei Gründe: Viele Kleinigkeiten, die vorher nicht beachtet wurden, können sich ganz schön summieren. Und: Oft stellt man erst im Nachhinein fest, dass die eine oder andere Leistung woanders erheblich günstiger angeboten wird.
Machen Sie vorab am besten eine umfassende Liste, die alle für die Veranstaltung nötigen Posten aufführt und vergessen Sie kein Detail. Verteilen Sie Prioritäten und beginnen Sie, zunächst für die wichtigsten Posten Kostenvoranschläge einzuholen. Sind die abgedeckt, finanzieren Sie mit dem restlichen Geld die Extras. Lassen Sie jedoch immer 5-10% Spielraum für Unvorhergesehenes.
Einladungen
Je nachdem, wen Sie einladen möchten, kann dies via Telefon, Post und E-Mail, aber auch über Plakate, Anzeigen und Aushänge geschehen. Etwa vier bis sechs Wochen vor der Veranstaltung ist dafür der richtige Termin. Informieren Sie über die Art der Veranstaltung, den genauen Ort, das Programm, den Beginn und die Dauer. Gegebenenfalls ist eine Anfahrtsbeschreibung sinnvoll sowie eine Rückantwortmöglichkeit.
Umgang mit der Presse
Pressevertreter sind keine “normalen” Gäste und erwarten eine entsprechende Ansprache und Betreuung. Das beginnt bereits bei der Einladung. Zunächst ist es wichtig, in den einzelnen Redaktionen den jeweils zuständigen Ansprechpartner zu ermitteln und persönlich anzusprechen. Ein kurzer Telefonanruf mit anschließendem Zusenden der Einladung empfiehlt sich gerade bei Veranstaltungen von lokalem Interesse. Neben der regulären Einladung sollten Sie unbedingt einen Ablaufplan und eine Anfahrtsskizze beifügen. Nennen Sie auch Zeiten oder separate Pressetermine, in denen Sie für Interviews, Fotos oder Führungen zur Verfügung stehen.
Während der Veranstaltung sollte nur ein fester Ansprechpartner für die Presse zuständig sein. Gerade bei Firmenjubiläen oder Vernissagen sind zudem schriftliche Informationen (über den Künstler, über die Firmengeschichte, etc.) sinnvoll, die den Journalisten ausgehändigt werden können.
Auch hier gilt: Professionelle Unterstützung ist sinnvoll. Sei es, um die relevanten Journalisten überhaupt zu recherchieren und anzusprechen, um professionelles Material zu erstellen oder eine reibungslose Betreuung zu gewährleisten. PR-Agenturen und -Berater sind die richtigen Ansprechpartner.
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