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E-Mails haben sich in der Kommunikation mit Journalisten längst zum wichtigsten Kanal entwickelt. Dabei werden in der Praxis jedoch häufig Fehler gemacht, die leicht vermieden werden können. Die folgenden Tipps verraten, was zu beachten ist, damit die nächste E-Mail ihr Ziel und ihren Zweck auch wirklich erreicht.

• Nichtssagender BetreffJournalisten erhalten dutzende von Pressemitteilungen pro Tag. Um aufzufallen und neugierig zu machen, sollten Sie eine aussagekräftige Betreffzeile verwenden, die bereits die wichtigsten Informationen beinhaltet. Eine E-Mail, die lediglich den Betreff “Pressemitteilung” hat, wird kaum das Interesse des Betrachters wecken. Nennen Sie unbedingt zusätzlich das Thema und den Meldungsgeber

• Die falschen EmpfängerE-Mail-Adressen von Redaktionen und Journalisten lassen sich mit relativ geringem Aufwand sammeln und die Versandkosten von E-Mails sind äußerst gering. Dies führt dazu, dass viele Unternehmen ihre Mitteilungen “wild durch die Gegend” schicken. Das ist nicht nur von geringem Erfolg gekrönt, sondern produziert auch reihenweise verärgerte Journalisten. Stattdessen sollten Sie Ihren Verteiler gezielt zusammenstellen und vorab überprüfen, ob der Journalist sich tatsächlich für Ihre Mitteilung interessieren könnte.

• Werbung statt InformationenDenken Sie daran, dass eine Pressemitteilung eine Information für die Öffentlichkeit darstellt – und keine Werbung! Reißerische Werbeslogans oder übertriebenes Eigenlob haben in einer Pressemitteilung nichts verloren und können von dem Empfänger sogar als Spam verstanden werden. Bleiben Sie immer bei den wichtigsten Fakten und achten Sie vor allem auf Sachlichkeit.

• Große AnhängeDie meisten Journalisten bevorzugen einfache Textmails oder Word-Dateien im Anhang der Mail. PDF-Dateien und solche im RTF-Format sind hingegen wenig beliebt. Die Alternative: Versenden Sie den vollständigen Text der Mitteilung als Plaintext und setzen Sie Links zu HTML- und PDF-Versionen.

• Unprofessioneller VersandE-Mail-Adressen im BCC-Feld (“Blindkopie”) sind für viele Mailprogramme ein Spam-Kriterium. Das gleiche gilt für Adressen im CC-Feld – hinzukommt, dass die Adressen bei dieser Variante für alle anderen Empfänger sichtbar sind, was viele Journalisten verärgern dürfte. Für den Versand von Pressemitteilungen sollten Sie also unbedingt eine professionelle E-Mail Marketing Software einsetzen, damit ein zuverlässiger Versand gewährleistet ist.

• Der falsche ZeitpunktAchten Sie auch auf den Versandzeitpunkt. Wer Pressemitteilungen Freitag abends oder Montag morgens verschickt, riskiert, dass die Meldung in der E-Mail-Flut vom Wochenende untergeht. Eine wichtige Rolle spielt natürlich auch der Redaktionsschluss, den Sie vorab erfragen sollten.

Über den Autor: Nico Zorn ist Partner bei der auf Online Business Development und Internet-Marketing spezialisierten Unternehmensberatung Saphiron Management & Technology Consultants. In seinem Blog veröffentlicht er Tipps und Branchen-News zum Thema E-Mail Marketing.

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