12 Tipps: Erfolgreich Präsentationen halten
Gelungene Präsentationen können darüber entscheiden, ob ein Unternehmen den Zuschlag bei einem Projekt erhält, eine Agentur den “Pitch” um einen Kundenetat gewinnt oder ein Abteilungsleiter sein Team für das geplante Projekt motivieren kann.
Dabei ist nicht nur der Inhalt wichtig. Es kommt heute fast mehr auf Form, Art und Weise der Präsentation an. Auch der starke Einfluss nonverbaler Aspekte wie Körpersprache oder das richtige Outfit sind nicht zu unterschätzen. Wie bei jeder Art von Kommunikation gilt: Um an Ihr Ziel zu kommen, müssen Sie bestimmte Regeln einhalten.
In unserer Checkliste haben wir für Sie einige Grundregeln für eine erfolgreiche Präsentation zusammengestellt:
1. Vorbereitung: Beginnen Sie rechtzeitig mit Ihren Vorbereitungen, erkundigen Sie sich über Ihr Publikum: Vor wem werden Sie sprechen? Stimmen Sie Inhalte und Dauer der jeweiligen (Fach-)Themen darauf ab, ob mehr Experten oder eher Laien im Publikum sitzen. Beachten Sie auch für die Gestaltung Ihrer Einführung und der Schlussworte, ob Sie eher am Anfang oder am Ende einer Veranstaltung präsentieren. Und vor allem klären Sie im Vorfeld ab, ob alle nötigen Hilfsmittel (Beamer bzw. Overhead-Projektor, Flipchart, Videoplayer, Lautsprecher-Anlage, Mikrofon etc.) vorhanden sind.
2. Der Rahmen der Präsentation: Stellen Sie persönlichen Kontakt mit Ihren Zuhörern her. Fesseln Sie die Aufmerksamkeit des Publikums zum Einstieg mit einer provokanten These, einer selbst erlebten Geschichte oder einem kurzen Videospot. Insgesamt: Halten Sie sich an die vorgegebene Vortragszeit!
3. Hauptteil: Gliedern Sie den Hauptteil Ihrer Präsentation. Wichtig ist eine logisch aufgebaute, leicht nachvollziehbare Vortragsstruktur: ob als Aufzählung, in Form einer Pro- und Contra-Diskussion oder mit Spannungsbogen bleibt Ihrem persönlichen Gefühl überlassen. Visualisieren Sie Ihren Zuhörern diese Struktur an geeigneten Stellen per Flipchart, innerhalb der PowerPoint-Präsentation oder am Overhead-Projektor, wenn Sie damit arbeiten.
4. Sprache: Vermeiden Sie Füllwörter wie “äh”. Sprechen Sie nicht zu schnell, sondern langsam und deutlich und mit fester, lauter Stimme. Variieren Sie Ihre Stimmlage und -lautstärke und nutzen Sie gezielt Pausen. Kennen Sie Ihre Schwäche, zu schnell zu sprechen? Dann bauen Sie sich für Ihre Präsentation Reminder in Ihre Notizen ein: “Langsam sprechen!”.
5. Hand-outs: Vor allem bei komplexen Themen sind Hand-outs (Thesenpapier, Handzettel) sinnvoll. Nutzen Sie möglichst kurze, einfache und präzise Sätze. Hier können Sie auch Informationen (Detailwissen, weiterführende Literaturtipps, Zusammenfassung) unterbringen, die für Ihren Vortrag selbst zu speziell wären. Verteilen Sie das Handout vor oder nach Veranstaltung – beides hat Vor- und Nachteile. So kann ein im Vornherein ausgeteiltes Hand-out kann dazu führen, dass Ihnen nicht 100%ig zugehört wird.
6. Fragen & Antworten / Diskussion: Ãœbernehmen Sie die Rolle des Moderators, wenn sich Ihrer Präsentation eine Diskussion anschließt. Ermutigen Sie das Publikum zu Fragen: “Welche Fragen haben Sie?” statt “Irgendwelche Fragen?”. Beziehen Sie alle Zuhörer mit ein. Es versteht sich von selbst, dass Sie sich auch zuvor darauf vorbereitet haben, bestimmte Fragen beantworten zu können. Können Sie einmal nicht antworten, bieten Sie an, sich Kontaktdaten des Fragenden zu notieren und auf ihn zurückzukommen.
7. Visualisierung: “Ein Bild sagt mehr als 1000 Worte” – Visuelle Hilfsmittel wie Bilder, Diagramme oder Infografiken sollen Ihre inhaltlichen Aussagen unterstützen. Weder eine Ãœberladung noch eine zu geringe Nutung solcher Mittel ist dabei dienlich. Prüfen Sie vor Ihrer Präsentation, ob Ihre visuellen Hilfen bestimmten Ansprüchen gerecht werden: Passt das visuelle Mittel zum Gesagten? Ist die Information selbsterklärend? Kann auch die letzte Reihe alle Informationen erkennen? etc.
8. Kleidung / äußere Erscheinung: Dass Ihre Kleidung ordentlich und sauber sein sollte, versteht sich von selbst. Beachten Sie aber auch die Bedeutung der Farben – unbewusst wirkt Blau beispielsweise beruhigend, Gelb und Rot eher vitalisierend und aktiv. Tragen Sie prinzipiell Kleidung, die sowohl zu Ihnen selbst wie auch zu dem entsprechenden Anlass passt. Gut gewählte Kleidung unterstreicht Ihre Persönlichkeit, die einen wichtigen Teil einer gelungenen Präsentation ausmacht!
9. Körpersprache: Nicht allein der Inhalt und Ihr Fachwissen entscheiden über den Erfolg Ihrer Präsentation. Ihre Mimik, Ihre Gestik und Körpersprache prägen den Eindruck, den sich Ihre Zuhörer von Ihnen machen. Sie sollten vom Erscheinungsbild her den Vorstellungen Ihres Publikums entsprechen: Zu 51 Prozent geben Äußerlichkeiten den Ausschlag. Halten Sie Blickkontakt zu Ihrem Publikum und lächeln Sie! So signalisieren Sie Kompetenz und ernten Sympathie bei Ihren Zuhörern.
10. Training: Übung macht den (Präsentations-)Meister! Am besten, Sie sprechen mindestens einmal laut und möglichst frei (!) vor einem kleinen, selbstgewählten Publikum. Sie können Ihre Proben auch auf Video aufnehmen, um Ihre Wirkung zu überprüfen.
11. Konferenzen: Bevor Sie eine Besprechung einberufen, vergewissern Sie sich, dass diese auch wirklich nötig ist und laden Sie nur diejenigen ein, deren Präsenz unerlässlich ist. Machen Sie vorher klar, welche Ziele erreicht werden sollen, selektieren Sie wichtige von unwichtigen Fragen und halten Sie sich unbedingt an die geplanten Anfangs- und Endzeiten!
12. Protokoll: Halten Sie Teilnehmer-Feedback, Entscheidungen oder Ergebnisse schriftlich fest. Wurden bestimmte Vereinbarungen getroffen oder Aufgaben verteilt, protokollieren Sie diese. Gut nachbereitete Präsentationen stellen die beste Grundlage für nachfolgende Vorträge und Konferenzen dar.
Haben Sie weitere Anregungen und Tipps für die perfekte Präsentation? Wir freuen uns, wenn Sie Ihre Erfahrungen mit uns teilen!
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